Identitatea și trasabilitatea, doi piloni esențiali ai transformării digitale, definesc instrumentele electronice dezvoltate de Universitatea de Vest din Timişoara pentru studenții săi, iar preocupările avansate pentru implementarea sistemelor cu ajutorul cărora transformarea digitală devine realitate se află în topul priorităților comunității noastre academice.

Începând cu acest an, Universitatea de Vest din Timişoara a pilotat o serie de aplicații în care atât studenții, cât și colectivele din mai multe servicii inter-instituționale au semnat electronic documente ale căror prelucrare presupunea, în trecut, nu doar consum mare de timp ci și consum de energie și consumabile.

UVT a dezvoltat pentru studenții săi o resursă integral electronică, destinată semnării actelor instituționale interne, cu ajutorul unei semnături electronice avansate, creată pe infrastructura proprie fără costuri externe. Instrumentul, creat în ultimele patru luni, a fost deja testat în rândul a peste 10.000 de documente. Pentru a exemplifica doar câteva dintre beneficiile directe ale acestei resurse, la un calcul simplu se pot cuantifica economii de câteva sute de mii de lei, raportându-ne doar la documentele digitalizate de tipul contractelor de studiu și a  contractelor de discipline.

Pe radarul beneficiilor acestui proces de digitalizare din UVT se află:

• mii de ore petrecute cumulat, pentru generarea și verificarea contractelor, pentru mai mult de 16.000 de studenții;
• minimum 120.000 de pagini care nu au mai avut nevoie de tipărire, numai pentru contractele de studiu;
• minimum 240 de topuri de hârtie A4 salvate;
• minimum 21.000 de plicuri salvate;
• eliminarea costurilor cu expedierea și retransmiterea documentelor semnate olograf.

UVT asigură prin instrumentele digitale dezvoltate intern, baze de date trasabile, care automatizează într-un timp scurt procese administrative care presupuneau, în sistemul clasic de prelucrare, un consum semnificativ de ore de lucru și resurse, atât la nivelul comunității academice cât și administrative.

Primele tipuri de documente pentru care am testat aceste resurse au fost contractele de cazare, apoi cele de studii. Prin intermediul e-mail-ului instituțional și a dezvoltării unor aplicații dedicate, am reușit să transformăm procese administrative de durată, încărcate de documente tipărite, într-o experiență digitală compusă din câteva click-uri, o revizuire atentă de date și semnare imediată, electronică, de fiecare dintre actori, fie ei studenți, personal academic sau administrativ.

„Preocupările avansate pentru implementarea sistemelor cu ajutorul cărora transformarea digitală devine realitate se află în topul priorităților comunității academice a Universității de Vest din Timișoara. Automatizările inteligente și semnarea electronică avansată a documentelor sunt procesele digitale aplicate acum mai multor serii de operații instituționale cu studenții din UVT, aici fiind vorba despre completarea și autentificarea prin semnare electronică a contractelor de studiu și de discipline, dar și a celor de cazare, aducând eficiență și salvând energie, timp și resurse, la o scară mare, pentru o experiență nouă și facilă în desfășurarea acestor activități universitare. Digitalizarea nu este o modă, ci devine un instrument esențial pentru viața universitară, adaptată la noile standarde ale tehnologiilor și comunicării”, spune rectorul UVT, prof. univ. dr. Marilen Gabriel Pirtea.

Transformarea digitală reprezintă un cumul de atitudini, instrumente, procese automatizate și implicare activă, din partea întregii comunități. UVT rămâne una dintre cele mai active instituții publice din Timișoara, dar și una dintre cele mai active universități din România care pune în centrul atenției sale procesul de digitalizare: „Nu ne limităm doar la utilizarea de tehnologii digitale avansate, ci atunci când oportunitatea se ivește, le creem și le punem la dispoziția comunității.”