Foto: PMT

Primăria Timişoara anunţă că a primit o singură ofertă, în urma licitaţiei pentru achiziționarea serviciilor de retrodigitalizare a arhivei. Aceasta va fi trecută în format digital pentru protejarea datelor și facilitarea accesului cetățenilor

Trecerea arhivei în format digital se face în cadrul proiectului cu finanțare europeană „Simplificarea procesului participativ și decizional în relația cu cetățenii, prin digitalizarea integrată și eficientizarea administrației publice la nivelul Primăriei Municipiului Timișoara”.

Aceste servicii, spun reprezentanţii Municipalităţii, presupun retrodigitalizarea (scanarea si indexarea) documentelor existente pe hârtie şi preluarea lor în arhiva electronică, respectiv: stabilirea inițială de comun acord a unui sistem de organizare și codificare a documentelor, digitizarea/scanarea documentelor, salvarea copiilor digitale în arhiva electronică creată pe serverele instituției. Pe de altă parte, presupune realizarea şi integrarea soluţiei de arhivare electronică, incluzând licenţele software necesare, adică livrarea unui pachet de licențe de gestionare a documentelor, instalarea licențelor şi formarea personalului instituției pentru utilizarea soluției.

Cantitativ, trecerea în format digital vizează 5000 de unități arhivistice (bibliorafturi), transmit reprezentanţii Primăriei. Scopul este crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent și include o soluție de arhivare electronică de documente, cu respectarea legislației în vigoare.

Potrivit Primăriei, scanarea şi prelucrarea electronică a documentelor are ca obiective realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea continutului documentelor, asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe şi a contactului fizic cu exemplarul original, eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copiere şi  gestionarea accesului la documentele arhivate electronic.

Valoarea totală estimată fără TVA este de 672.000 de lei, iar durata contractului este de maximum şapte luni.