Consiliul Judeţean Timiş vrea externalizarea serviciilor de arhivistică pentru documentele proprii şi, probabil, cele cu regim semi-clasificat pe care le va primi de la Iprotim. Problema e că, după cum a fost întocmită, documentaţia de achiziţie a primit deja o mulţime de solicitări de lămurire. Chiar şi aşa, Consiliul Judeţean nu ştie ce volum de documente va gestiona viitorul contractant.

Cumpărare pe principiul „vom vedea”

Dorind, probabil, să-şi degreveze funcţionarii din aparatul propriu de grija legării şi prelucrării arhivei instituţiei, Consiliul Judeţean Timiş a deci să externalizeze acest serviciu, anunţând în acest sens că doreşte să achiziţioneze servicii de acest gen pentru „documentele emise de către compartimentele de specialitate ale aparatului de specialitate al CJ Timiş pe o perioadă de 12 luni.”

Interesant este că pentru acest contract CJ Timiş nu poate nici măcar să estimeze o cifră cât de cât precisă, menţionând doar că “valoarea maxima totală a contractului nu va depăşi suma de 100.000 de lei fără TVA pentru 12 luni.”

Deşi au existat suficiente proceduri de achiziţie anulate din cauza caracterului vag al informaţiilor din documentele de achiziţie, nici acum  funcţionarii care s-au ocupat de documentaţie nu sunt expliciţi, primind până acum două solicitări de lămuriri de la viitori contractanţi, cu o mulţime întrebări. Cea mai importantă se referea la cantitatea de documente prelucrată de viitorul “titular” al contractului de arhivare, agenţii economici interesaţi arătând că “în documentaţia de atribuire nu se specifică cantitatea de documente care urmează să facă obiectul contractului”.
Întrebare la care funcţionarii CJ Timiş nu au un răspuns, menţionând doar că, “deoarece numărul documentelor create de compartimente nu poate fi determinat din punct de vedere cantitativ, serviciile vor fi prestate în limita plafonului maxim al preţului ce face obiectul contractului ce urmează a fi încheiat.”

Totuşi, un răspuns la această întrebare ar fi fost precizarea cuantificării volumului de documente produse în anii trecuţi, pentru că nu există variaţii foarte mari de cantitate.

Cu asemenea dileme şi cu contracte pe principiul “să vedem”, este destul de clar că viitoarea prestare de servicii s-ar putea dovedi plină de surprize, şi pentru prestator, şi pentru contractor. Şi cum achiziţia este directă, se poate presupune ce părere ar fi avut cei de la Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice în faţa unor asemenea nelămuriri.

Pregătiri pentru arhiva Iprotim?

Având asemenea probleme legate de propria arhivă, este greu de imaginat cum se va descurca CJ Timiş cu un volum destul de mare de arhivă, parţial cu regim special, pe care urmează să-l primească de la societatea Iprotim.

După ce, pe rolul Tribunalului Timiş, a fost iniţiat procesul de insolvenţă care vizează primul institut de proiectare important din vestul ţării, Iprotim, la CJ Timiş s-a discutat aprins modul de preluare a arhivei respectivei societăţi. Şi aceasta pentru că o parte din consilierii judeţeni au rezerve legate de preluarea în vrac a acestor documente, multe considerate de importanţă strategică şi cu caracter confidenţial.

Ţinând cont de documentaţiile extrem de importante pentru administraţia locală din arhiva societăţii, multe cuprinzând informaţii confidenţiale sau cu caracter de secret de serviciu, în luna iulie Tribunalul Timiş a trimis CJ Timiş o adresă prin care solicită desemnarea unei echipe specializate, care să sorteze şi să preia documentele aflate în arhiva Iprotim SA.

Discuţiile în plenul CJ Timiş, pe această temă, au fost legate de faptul că aceste documente, unele importante şi sensibile ca şi caracter, nu pot fi preluate fără specialişti în arhivistică, în caz contratr putându-se ajunge ca aleşii judeţeni să dea cu subsemnatul pentru eventualele lipsuri constatate post-factum în arhivă. Cu această ocazie, conducerea administraţiei judeţene a recunoscut că nu are specialişti în arhivistică şi că respectivele documente urmau să fie probabil primite în vrac.

Deşi această preluare de arhivă poate părea un demers strict birocratic sau administrativ, lucrurile nu sunt chiar atât de simple. O dovadă în acest sens este faptul că în urmă cu trei ani o parte din presa locală susţinea că mai multe secrete sensibile ale Timişoarei au ajuns să fie dezbătute în instanţă după ce SRI a luat decizia să verifice în ce stadiu sunt dosarele cu informaţii confidenţiale şi cine are acces la ele. Vizată era atunci inclusiv arhiva Iprotim şi, conform unor informaţii pe surse, în urma controlului, reprezentanţii SRI au fost nemulţumiţi de numărul mare de persoane care aveau acces la aceste documente de arhivă, dând şi o amendă pentru neregulile descoperite. Or, dacă aceste documentaţii interesează SRI, este lesne de înţeles că au o importanţă mare, chiar dincolo de caracterul lor administrativ şi, de aceea, nu pot fi predate oricum şi oricui. Şi nici nu se poate angaja orice firmă prestatoare care să le gestioneze.

În plus, nu ajunge să existe un spaţiu pentru preluare arhivelor. “Orice arhivă trebuie păstrată în condiţii de temperatură şi umiditate prevăzute de lege, de la care se poate varia doar într-o anumită marjă. Menţinerea acestor condiţii nu este ieftină. La Iprotim arhiva are un statut special, şi se va împărţi între Primărie şi Consiliul Judeţean”, ne-a declarant Raul Rus, directorul Arhivelor Naţionale Timiş.